Was sind die Vorteile des Service Catalog?

Wir freuen uns Ihnen heute eine Weitere unserer Kernkompetenzen vorstellen zu dürfen, den Service Catalog.

Das Thema der digitalen Transformation gewinnt in immer mehr Organisationen an Relevanz. So sind die meisten Mitarbeiter auf IT-Anwendungen alltäglich angewiesen, dazu gehören zum Beispiel Computer, Internet- und E-Mail-Zugang und verschiedene Softwarelösungen.

Die Mitarbeiter sollten dabei einen strukturierten und einfachen Überblick zu den jeweiligen verfügbaren IT-Dienstleistungen der Organisation (oder auch Services genannt) erhalten. Das lässt sich am besten mit einem Service Catalog realisieren.

Wir wollen uns im heutigen Blogbeitrag ansehen, was genau ein Service Catalog umfasst, die Vorteile, Anwendungsbeispiele und das optimale Vorgehen bei der Erstellung eines Service Catalogs.

Definition Service Catalog

Der Service Catalog umfasst alle Dienstleistungen, welche eine Organisation im IT-Umfeld anbietet. Hierauf haben alle Mitarbeiter Zugriff und sie stehen gesammelt und übersichtlich zur Verfügung.

In diesem Zusammenhang fällt auch oftmals der Begriff Service Portfolio. Dabei handelt es sich hingegen um eine Sammlung aller jemals bestehenden IT-Angebote. Sowohl aktiv als auch inaktiv. Hieraus kann die IT-Abteilungen Ableitungen treffen, um zu verstehen, was in der Vergangenheit erfolgreich war und was nicht.

Anwendungsbeispiele

Ein Mitarbeiter benötigt ein neues Diensthandy. Er fragt dazu erst per Mail bei seinem Vorgesetzten an. Dieser gibt ihm die Bestellung des Diensthandys frei. Der Mitarbeiter setzt sich mit der IT-Abteilung in Verbindung und möchte ein iPhone 13 mit 20 GB mobilen Daten pro Monat. Die IT-Abteilung hingegen hat nur das iPhone 12 und 10 GB mobile Daten im Angebot.

In diesem Fall kann der Prozess mit einem Service Catalog deutlich optimiert werden. Der Mitarbeiter bekommt die angebotenen Diensthandys direkt angezeigt. Die Freigabe erfolgt ganz einfach über den Vorgesetzten innerhalb des Service Catalogs. Und das Diensthandy wird dem Mitarbeiter vollständig konfiguriert zur Verfügung gestellt.

Ein etwas komplexerer Fall ergibt sich im Onboarding-Prozess. Neue Mitarbeiter benötigen eine Vielzahl unterschiedlicher IT-Dienstleistungen. Mithilfe eines Service Catalogs kann das unkompliziert und übersichtlich abgewickelt werden.

Vorteile durch einen Service Catalog

Die sich aus einem Service Catalog ergebenen Vorteile sind vielseitig. Hier ein paar der wesentlichen Vorteile im Überblick:

• Transparente Darstellung der verfügbaren IT-Dienstleistungen
• Standardisiertes Vorgehen für alle Mitarbeiter der Organisation
• Verbesserter Überblick von Kosten
• Einfache und intuitive Anwendung

Optimales Vorgehen zur Erstellung eines Service Catalog

Das Vorgehen kann in sieben Schritte aufgeteilt werden:

1. Bedarfsanalyse
   Im ersten Schritt gilt es den Bedarf der Organisation zu ermitteln. Dazu gehört die Beantwortung der folgenden Fragen:
   • Was ist das Ziel der Organisation?
   • Welche Nutzer sollen den Service Catalog benutzen?
2. Definieren und kategorisieren
   Die vorhandenen IT-Services müssen definiert und in unterschiedliche Kategorien eingeordnet werden, um so von den Nutzern einfacher gefunden zu werden.
3. Erstellung von Workflows
   Das betrifft insbesondere den Freigabeprozess.
   • Für welche Services wird eine Freigabe benötigt?
   • Wer ist für die Freigabe verantwortlich?
   • Gibt es einen Betrag, für den keine Freigabe erforderlich ist?
   • Sollen für unterschiedliche Abteilungen verschiedene Regeln gelten?
4. Verantwortlichkeiten
   Jeder angebotene Service benötigt eine verantwortliche/n Abteilung / Mitarbeiter, welche zu definieren ist. 
5. Erstellung
   Nachdem die Rahmenbedingungen festgelegt wurden, ist es nun dran, den Service Catalog entsprechend zu erstellen und den Bedürfnissen der Nutzer anzupassen. 
6. Veröffentlichung
   Der vorletzte Schritt ist das Veröffentlichen des Service Catalogs. Mitarbeiter sollten über die Einführung umfangreich informiert werden, um so eine konstante und einheitliche Nutzung zu gewährleisten. 
7. Kontinuierliche Verbesserung
   Es gilt den Inhalt konstant bei Veränderungen der Services anzupassen und die Nutzung zu analysieren und auch hier gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

 Zusammenfassung

Abschließend lässt sich festhalten, dass der Service Catalog die angebotenen IT-Dienstleistungen übersichtlich darstellt und einfach zugänglich macht. Somit lässt sich beispielsweise beim Onboarding-Prozess eines neuen Mitarbeiters erheblich an Zeit und Kosten sparen.

Wir bei der WSP-Soft haben uns mit WSPone auf unteranderem das Thema Service Catalog spezialisiert. Füllen Sie das Kontaktformular aus und lassen Sie sich kostenlos und individuell von uns beraten.