E-Mail – Kommunikation ohne Umwege
Ende des Jahres 2016 erschien hier auf unserem Blog schon einmal ein Artikel zum Thema E-Mail-Kommunikation mit WSPone. Heute möchten wir Ihnen einen tieferen Einblick in die zugehörigen Funktionalitäten und den daran vorgenommenen Veränderungen geben.
E-Mails gelten neben dem telefonischen Kontakt zur wichtigsten Kommunikationsmöglichkeit im daily business. Deswegen ist die Schnittstelle zwischen Tool und Mail-Postfächern essentiell für die effiziente Arbeit im Tagesgeschäft.
WSPone kann mit einem oder auch mehreren ein- sowie ausgehenden Postfächern verknüpft werden. Hierbei legt der Administrator im Vorhinein die Umgangsweise mit den dort eintreffenden E-Mails detailliert fest.
Ausgehende E-Mails:
Ausgehend unterstützt WSPone das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) Format.
1.Automatisierte ausgehende E-Mails
Für jede Entity (logische Tabelle) in WSPone können beliebig viele E-Mail Rules hinterlegt werden. Die Regeln werden, ebenso wie die E-Mail Templates, im Designer erstellt und verwaltet.
Eine Rule bestimmt folgende Parameter:
- Bedingung (z.B. Bei Insert, Update, Close, Wechsel der Gruppe etc.)
- Empfänger (Komma separierte Liste, Feld in Datensatz oder per JavaScript)
- HTML oder Plain-Text Template als Textbaustein.
Ist der Empfänger der E-Mail ein User aus WSPone wird, soweit vorhanden, das Template der dem User zugewiesenen Sprache verwendet. Ist dies nicht der Fall, wird das Template der Default Sprache angewendet.
2.Manuelle ausgehende E-Mails
Aus einem Datensatz mit aktiviertem Activitystream (z.B. Incident) kann der User manuell, also unabhängig von vordefinierten Einstellungen im Designer, eine HTML E-Mail an 1-n Empfänger + CC versenden. Dabei ist es möglich, E-Mails auch an externe Empfänger zu versenden, welche nicht als User im WSPone bekannt sind.
Der User kann die E-Mail mit verschiedenen Styling-Elementen wie z.B. Schriftart, Schriftschnitt oder farblichen Hervorhebungen bearbeiten.
Die so erstellte, ausgehende E-Mail wird beim Versand mit einer „Message Reference“ versehen, die eindeutig auf den jeweiligen Datensatz zurück verweist. Außerdem wird die Information über den Versand der E-Mail im Activitystream festgehalten.
Diese E-Mail wurde aus dem Datensatz heraus versandt.
Und so wurde dieses Vorgehen im Actitvity Stream des Datensatzes vermerkt
Eingehende E-Mails:
Für eingehende E-Mails besteht die Wahl zwischen zwei verschiedenen Netzwerkprotokollen: dem Post Office Protokoll (POP3) und dem Internet Message Access Protocol, kurz IMAP. Es besteht nämlich die Möglichkeit entweder nur ungelesene E-Mail abzuholen (Normalfall) oder, gänzlich unabhängig vom Status, alle E-Mails einzulesen. Bezogen auf letzteres, verwendet WSPone einen internen Zeitstempel für jedes Postfach, damit dann nur alle E-Mails seit dem letzten Durchlauf verarbeitet werden und keine Dopplungen auftreten. Diese Funktion ist besonders dann hilfreich, wenn mehreren Personen oder Applikationen gleichzeitig mit einem Postfach arbeiten und E-Mails bereits durch andere als gelesen gekennzeichnet wurden.
Ebenfalls durch Vordefinierung über den Administrator möglich: verarbeitete E-Mails können direkt nach dem Lesen im Postfach als gelöscht markiert werden.
Eingehende Emails der definierten Postfächer werden regelmäßig (alle 30 Sekunden) auf neue Mails geprüft. Diese werden dann inklusive eventueller Attachments im WSPone in eine zentrale Tabelle (KolibriMessage) eingelesen und weiterverarbeitet.
KolibriMessage kann in WSPone durch User mit entsprechender Berechtigung eingesehen werden und auch als Ausgangspunkt für weitere, durch den User ausgelöste Aktionen verwendet werden. Hierbei wird also ein Postfach mit allen ein- und ausgehenden E-Mails in WSPone abgebildet.
Ablauf bei eingehender E-Mail:
Geht eine E-Mail in ein mit WSPone verknüpftes Postfach ein, so wird zunächst geprüft, ob eine „Message Reference“ vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, sucht WSPone den hiermit eindeutig verbundenen Datensatz und stellt die eingegangene E-Mail in dessen Activitystream dar.
Im zweiten Schritt werden alle E-Mail Rules vom Typ „eingehend“ des Postfachs darauf geprüft, ob eine weitere Verarbeitung (z.B. Erstellung eines Incidents aus der Mail) erfolgen soll. Hierbei steht der E-Mail Datensatz zwecks Prüfung der Bedingung zur Verfügung.
Ist die Bedingung erfüllt, lässt sich eine beliebige Aktion in WSPone auslösen.
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